Die besten Mitarbeiter finden

Kennst Du dieses Zitat von Machiavelli?

„Die beste Methode, um die Intelligenz eines Führenden zu erkennen, ist, sich die Leute anzusehen, die er um sich hat.“

Ich liebe dieses Zitat!

Als Führungskraft hast Du in der Regel ein Mitspracherecht bei der Auswahl der Mitarbeiter in Deiner Abteilung oder in Deinem Team. Wunderbar! Erfolgreiche Manager wissen: Das Finden und Halten qualifizierter und motivierter Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Teams, der Abteilung und des ganzen Unternehmens. Der Kampf um die hellsten Köpfe ist längst entbrannt – nicht nur national sondern global. Dieses Thema sollte einen wichtigen Platz in Deinem strategischen Vorgehen einnehmen.

Engpass an guten Mitarbeitern

Wir haben heute bereits einen Engpass an qualifizierten Mitarbeitern. Es herrscht Knappheit. Dafür gibt es mehrere Ursachen. Durch sinkende Geburtenraten schrumpft die Bevölkerung in Deutschland und wird immer älter. Viele junge Menschen binden sich nicht mehr eng an ein Unternehmen und sehen Arbeitsverhältnisse als zeitlich befristet an. Mitarbeiter, die Ihr ganzes Arbeitsleben bei einem Unternehmen bleiben, gibt es kaum noch. Zusätzlich verlassen jedes Jahr tausende gut ausgebildete Menschen Deutschland. Der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter wird sich also weiter verschärfen.

Fehlentscheidungen im Personalbereich erweisen sich als sehr teuer. Die Kosten für eine Fehlbesetzung gehen schnell in einen fünf- oder sechsstelligen Bereich. Es liegt also auf der Hand: Dein Unternehmen muss für potentielle Mitarbeiter attraktiv und der Einstellungsprozess muss professionalisiert sein. Versuche als Führungskraft hier im Rahmen Deiner Möglichkeiten Einfluss zu nehmen.

Erfolgsfaktor Image

Wichtig ist ein positives Image des Unternehmens. Dies gelingt unter anderem, indem Du attraktive Arbeitsbedingungen schaffst. Flexibilität, Autonomie und Partizipation sind hier wichtige Schlagworte.

Dein Unternehmen braucht eine Vision. Denn gute Mitarbeiter wollen gerne Teil einer großen Sache sein. Eine Vision ist eine Art Zielfoto – ein Bild der Zukunft. Sie sagt aus, wohin die Reise gehen soll.

Neben einer Vision braucht Dein Unternehmen eine Wertekultur. Wertschätzung, Verlässlichkeit, Loyalität – das dürfen keine holen Phrasen sein. Werte müssen wirklich gelebt werden – aufrichtig gelebt werden. Dein Unternehmen benötigt auch eine packende und mitreissende Unternehmensphilosophie.

Ohne diese drei Komponenten – Vision, Wertekultur und Unternehmensphilosophie – wirst Du es schwer haben, dauerhaft qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu finden und zu halten.

Erfolgsfaktor Sichtbarkeit

Die spannendste Vision und die aufrichtigste Werte- und Unternehmenskultur helfen leider nichts, wenn Dein Unternehmen nicht bekannt ist. Wer im Kampf um die besten Köpfe bestehen will, muss wahrgenommen werden.

Hier einige Ideen dazu:

Achte auf einen professionellen Internetauftritt. Nicht nur für Kunden, sondern auch für Bewerber wird die Website Deines Unternehmens die erste Anlaufstelle sein. Platziere dort einen Karrierebereich. Stelle Karrierechancen und relevante Ansprechpartner in vor. Präsentiere das Unternehmen mit einem professionellen Video. Lass Mitarbeiter zu Wort kommen, die aus ihrer Sicht die Benefits des Unternehmens beschreiben.
Nutze die Möglichkeiten sozialer Netzwerke. Ich denke dabei vor allem an Businessnetzwerke wie Xing oder LinkedIn. Wenn Du sehr junge Zielgruppen erreicht willst, können Instagram, Tiktok und Co interessant sein.
Veranstalten einen Tag der offenen Tür. Lade die lokale Bevölkerung und politische Vertreter ein. Denke auch an relevante Vertreter von Schulen und Universitäten.
Durch Sponsoring-Aktivitäten in Vereinen, Verbänden oder Kommunen erschließt sich vor allem lokal ein höherer Bekanntheitsgrad.

Erfolgsfaktor Einstellungsprozess

Wenn Image und Bekanntheitsgrad stimmen, professionalisiere den Einstellungsprozess. Dies beginnt schon bei der Stellenausschreibung. Erstelle ein möglichst genaues Anforderungsprofil bestehend aus der Aufgabenbeschreibung, den Anforderungen/Qualifikationen (was muss der Bewerber können), den Ergebnissen (was soll erreicht wer-den) und den Jobargumenten (was macht die Stelle attraktiv).

Folgende Kanäle kannst Du für die Bekanntmachung freier Stellen nutzen:

Online-Stellenbörsen
Printanzeigen in Tageszeitungen und Fachpresse
Persönliches Netzwerk und das Netzwerk Deiner Mitarbeiter
Social Media
Unternehmenswebsite
(Karriere-) Messen und Recruiting Events
Agentur für Arbeit
Headhunter
Zeitarbeitsfirmen
Berufs- und Hochschulen
Google Ads Jobanzeigen

Mache es Bewerbern einfach, sich direkt über die Website bewerben zu können. Ermögliche den direkten upload der Bewerbungsunterlagen. Besonders innovative Unternehmen verlangen statt Lebenslauf und Bewerbungsschreiben ein kurzes Bewerbungsvideo. Eine interessante Variante, wie ich finde.

Bewerbungsunterlagen

Verschaff Dir als nächstes einen Überblick über die erhaltenen Bewerbungsunterlagen. Kriterien, die für meinen persönlichen ersten Eindruck entscheidend sind:

Häufigkeit der Arbeitsplatzwechsel
Lücken im Lebenslauf
Rechtschreibung und Grammatik
Optik (Schriftbild, Design, etc.)
Sind der Name des Unternehmens und mein Name korrekt geschrieben?
Liegt ein Standardanschreiben vor, oder ist es auf die Stelle zugeschnitten?
Ist die Motivation für die Bewerbung erkennbar?
Passen die Qualifikationen zur Stelle?

Das Telefoninterview

Im nächsten Schritt führst Du mit den für Dich interessanten Bewerbern ein Telefoninterview. Dieser Schritt ist wichtig. Persönliche Vorstellungsgespräche im Büro sind in der Regel zeitintensiv. Oft nehmen noch weitere Mitarbeiter des Unternehmens an den Gesprächen teil. Der organisatorische Aufwand ist groß. Ich weiß, wovon ich spreche: In den letzten 10 Jahren habe ich grob geschätzt 700 Vor-stellungsgespräche geleitet.

Ziel des Telefoninterviews ist es, die Zahl der Bewerber auf maximal drei bis fünf pro Stelle zu reduzieren. In diesem Gespräch geht es darum, den ersten Eindruck aus den Bewerbungsunterlagen zu vertiefen. Wie gut ist der Bewerber auf das Gespräch vorbereitet? Was ist bereits über das Unternehmen bekannt? Wie gut ist die mündliche Kommunikationsfähigkeit?

Zusätzlich können Rahmenbedingungen wie Gehalt und mögliches Eintrittsdatum geklärt werden. Machen Dir auf alle Fälle Notizen, damit Du dich später an jedes Gespräch und an jeden Bewerber erinnern zu kannst. In der Regel reichen für dieses Gespräch zwischen 10 und 20 Minuten.

Das persönliche Bewerbungsgespräch

Wenn Du interessante Bewerber identifiziert hast, folgt der wichtigste Teil des Prozesses: Das persönliche Bewerbungsgespräch. Ich selbst führe Bewerbungsgespräche wenn möglich am Vormittag. Alle Beteiligten sind noch frisch im Kopf. Führe generell Personalgespräch nicht direkt nach der Mittagspause oder am Ende eines anstrengenden Arbeitstages.

Führe Bewerbungsgespräche nicht unter vier Augen, sondern bringe noch mindesten eine weitere Person aus der Führungsebene oder zukünftige Kollegen mit an den Tisch.

Folgende Struktur hat sich im Gespräch bewährt:

Gesprächseinstieg: Kurzer Small Talk; alle Gesprächsteilnehmer stellen sich vor; Informationen zum Ablauf des Gespräches.
Eigendarstellung des Bewerbers. Persönlicher und beruflicher Hintergrund, Berufserfahrung, Zielvorstellungen, Motivation.
Freie Gesprächsrunde: Offene Fragen aus den Bewerbungsunterlagen und der Eigendarstellung des Bewerbers werden geklärt.
Informationen zur Tätigkeit. Stelle dem Bewerber das Unternehmen und seinen zukünftigen Aufgabenbereich vor. Welche Erwartungen hast Du an Ihn?
Diskutiere mit dem Bewerber, ob er den Erfordernissen des zuvor beschriebenen Aufgabenbereiches gerecht werden kann.
Stelle Fragen, um Charakter und Werte des Bewerbers abzu-klären.
Gesprächsabschluss. Am Ende des Gespräches stelle ich gerne eine für den Bewerber unerwartete Frage. Eine Frage, die ihn etwas aus dem Konzept und zum nachdenken bringt. Eine meiner Lieblingsfragen lautet: „Wenn Sie sich eine Person für ein gemeinsames Abendessen wünschen dürften, wen würden Sie wählen? Begründen Sie bitte Ihre Antwort.“ Diese Frage lüftet häufig den Vorhang und lässt hinter die Fassade eines professionellen Bewerbungstrainings blicken.
Zu guter Letzt bittest Du den Bewerber um ein Feedback für den bisherigen Bewerbungsprozess und für das Bewerbungsgespräch.

Ich weiß, viele Personalprofis raten zu einer zweiten Gesprächsrunde mit den Bewerbern. Aus meiner Sicht ist dies bei einem gut vorbereiteten und ausführlich geführtem Erstgespräch nicht notwendig. Aufwand und Nutzen stehen meiner Meinung nach nicht in Relation. Stattdessen vereinbare ich lieber einen Termin zur Probearbeit. Der Bewerber lernt so seinen zukünftigen Einsatzbereich besser kennen und einzuschätzen. Du hast Gelegenheit, Dir ein klareres Bild seiner Arbeitsweise zu machen.

Neue Mitarbeiter integrieren (onboarding)

Um Deinen neuen Mitarbeitern zu einem erfolgreichen Start im Unternehmen zu verhelfen, benötigst Du einen professionellen Onboarding-Prozess. Gerade die Anfangsphase eines Mitarbeiters hat entscheidenen Einfluss auf seine weitere Entwicklung, auf Produktivität und Motivation. Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, neue Mitarbeiter systematisch auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten.

Erstelle einen Einarbeitungsplan und bestimmen einen Paten/ Mentor, der für die Einarbeitung verantwortlich ist. Bereite ein Willkommensgeschenk vor! Stelle neue Mitarbeiter den Kollegen vor. Mach einen Rundgang durchs Unternehmen.

Zu Beginn ist es auch wichtig die technischen Vorraussetzungen zu schaffen: Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der benötigten Arbeitsmittel, Zugänge zu Hard-und Software.

Idealerweise überreichst Du neuen Mitarbeitern eine Art Handbuch. Darin ist alles beschrieben, was für die Stelle wichtig ist: Ansprechpartner, Abteilungen, Abläufe, etc.

Führe in der Einarbeitungsphase engmaschige Feedbackgespräche. Gerade in dieser Zeit ist Deine Präsenz als Führungskraft essentiell. Sei ansprechbar, biete Hilfestellung.

Vergiss nicht, dass der Teufel häufig im Detail steckt. Häufig sind es die kleinen Dinge, die neue Mitarbeiter an Professionalität des Unternehmens zweifeln lassen:

Zugänge zu PC/Software nicht vorhanden,
Keine Schlüsselübergabe,
Keine Einladung zu Meetings,
Nicht im Email-Verteiler,
Name falsch geschrieben,
…

Achte darauf, Mitarbeiter in der Onboarding-Phase nicht zu überfordern. Gib Deinen Mitarbeitern Zeit und dosiere Aufgaben vorsichtig.

Achte auch auf die Sozialisation in Deinem Team. Wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, ändert sich meist auch schnell die soziale Dynamik. Dies kann sich positiv, leider aber auch negativ auswirken. Beeinflusse diese Entwicklungen gezielt mit Hilfe von Teambuilding-Maßnahmen. So geht Dein Team gestärkt aus personellen Veränderungen hervor.

Ich denke es leuchtet ein: Ein positiver Onboarding-Prozess legt den Grundstein für mehr Mitarbeiterbindung und Erfolg.

Gender Erklärung

Zur besseren Lesbarkeit werden auf dieser Website personenbezogene Bezeichnungen, die sich zugleich auf Frauen und Männer beziehen, generell nur in der im Deutschen üblichen männlichen Form angeführt, also z.B. „Teilnehmer“ statt „TeilnehmerInnen“ oder „Teilnehmerinnen und Teilnehmer“.

Dies soll jedoch keinesfalls eine Geschlechterdiskriminierung oder eine Verletzung des Gleichheitsgrundsatzes zum Ausdruck bringen.