Stressfreie Arbeitsorganisation

In der Organisation von Arbeit trennt sich häufig die Spreu vom Weizen. Manche Mitarbeiter beklagen sich über Zeitmangel und Arbeitsüberlastung, während andere perfekt organisiert sind und Ihre Aufgaben geplant, effizient und produktiv erledigen.

Regelmäßig mache ich meine Mitarbeiter mit den wichtigsten Werkzeugen und Prinzipien der Arbeitsorganisation bekannt. Denn wer sich im Zettel- und Aufgabenchaos verliert, arbeitet permanent unter Stress, macht Fehler, wird unzufrieden und demotiviert – eine Abwärtsspirale.

Ich stelle Euch heute einige Konzepte vor.

Das GROW-Modell

Der 4-Schritte Plan des GROW-Modells hilft bei der erfolgreichen Zielfindung und Planung.

1. Goal-setting: Die Festlegung von möglichst konkreten kurz-, mittel-, und langfristigen Zielen.
2. Reality-checking: Sind die Ziele in der aktuellen Situation machbar?
3. Options: Welche Handlungsmöglichkeiten gibt es? Welche alternativen Strategien sind möglich.
4. What, when, who: Konkrete Planung: Was wird wer wann tun?

Stift und Papier

Für meine eigene Arbeitsorganisation unverzichtbar: Tagesplanung mit Stift und Papier – die ältesten und simpelsten Planungstools! Ich arbeite mit einer sogenannten Zwei-Listen-Technik. Am Ende eines jeden Arbeitstages nehme ich mir Zeit und plane die Aufgaben für den nächsten Tag:

• Welche Aufgaben stehen an? 
• Welche Prioritäten haben die einzelnen Aufgaben (Eisenhower Prinzip, s.u.)? 
• Welche Reihenfolge der Bearbeitung ist sinnvoll?
• Was lässt sich delegieren? 
• Gibt es äußere Umstände, die ich bei der Planung berücksichtigen muss?
• Habe ich Zeiten für Unvorhergesehenes eingeplant?

Aufgaben, die unerwartet unter Tags entstehen, erfasse ich in einer separaten To-Do-Liste. Unerledigte Aufgaben aus dieser Liste übernehme ich dann in meine Planung für den nächsten Tag. Alles was ich nicht schaffe, kommt am nächsten Tag wieder auf meine Liste. So kann ich keine Aufgaben vergessen oder übersehen. 

Übrigens: Bei der Planung meiner Aufgaben beziehe ich meinen Biorhythmus mit ein. Die meiste Energie und Kraft habe ich morgens bis zum Mittag. In dieser Zeit erledige ich die wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben. Meine schwächste Zeit nach dem Mittagessen nutze ich für reine Routineaufgaben.

Telefon oder Email?

In der Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartner ziehe ich das Telefon der Email vor. Telefonate punkten einfach in Sachen Effizienz. Zum Hörer zu greifen kostet in der Regel weniger Zeit und ich bekomme sofort eine Antwort auf mein Anliegen. Etwaige Missverständnisse können ohne langes Hin und Her einfach ausgeräumt werden. Bei seinem Gegenüber wird man durch ein Telefonat präsenter. Denn im Gegensatz zur Email kommen durchs Telefon Tonfall, Stimme und hoffentlich auch mal ein Lachen beim Gesprächspartner an. Insgesamt ist das Gespräch einfach persönlicher als eine Email.

Dennoch möchte ich die Vorteile der Kommunikation per Email nicht unter den Tisch fallen lassen. Emails ermöglichen zeitunabhängiges Bearbeiten für beide Parteien. Sie sind unabhängig von direkter Erreichbarkeit. Vereinbarungen sind schriftlich fixiert und dokumentiert.

Folgende Punkte sind bei der Kommunikation per Email zu beachten:

• Fasse Dich sich so kurz wie möglich
• Wähle einen aussagekräftigen Betreff
• Beantworte Emails innerhalb eines Werktages
• Emails befreien Dich nicht von Grammatik und Rechtschreibung
• Keine Ping-Pong Emails, dann lieber Telefon!

Folgende Punkte sind bei der Kommunikation per Telefon zu beachten:

• Überlege vorab, ob der Anruf wirklich sinnvoll ist. Was ist das Ziel Deines Anrufes?
• Sprich freundlich und mit einem Lächeln auf den Lippen
• Sprich nicht zu schnell, klar und deutlich
• Konzentriere Dich auf das Gespräch – keine Nebentätigkeiten
• Sprich Deinen Gesprächspartner mit seinem Namen an
• Achte auf Deine Grußformel (Name, Firma, Gruß)
• Fasse ein längeres Gespräch am Ende nochmals kurz zusammen

Clean Desk

Eine Clean-Desk-Philosophie, eine Strategie des aufgeräumten Arbeitsplatzes ist aus meiner Sicht äußerst hilfreich, Dich gut zu organisieren. Wenn Du Dich jeden Tag aufs neue durch die Unterlagen auf Deinem Schreibtisch wühlen musst, verlierst Du Zeit und Nerven. Zeit aufzuräumen! Auf Deinem Schreibtisch sollte sich immer nur das befinden, was Du für Deine aktuelle Aufgabe benötigst. Papierstapel, Post-Its am Monitor und überquellende Sortierkörbchen sollten der Vergangenheit angehören.

So behältst Du den Überblick und arbeitest effizienter. Eine ruhige, aufgeräumte Umgebung fördert konzentriertes Arbeiten. Außerdem hinterlässt Du bei Kunden, Kollegen und Vorgesetzten einen professionellen Eindruck. 

Für das Konzept des Desk-Sharing ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz unbedingte Voraussetzung.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20 Regel bekannt, geht zurück auf den italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Das Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit.

Anders gesagt: 20% des Inputs sorgen für 80% des Outputs. Was bedeutet dies nun für Dich und Deine Arbeitsorganisation? Auf Deinen Beruf angewendet sagt das Pareto-Prinzip: 20% Deiner Arbeitszeit und Arbeitsleistung sind für 80% Deiner Ergebnisse verantwortlich. Die restlichen 80% Deiner Arbeitsleistung führen dann nur noch zu 20% der Ergebnisse.

Idealerweise setzt Du Deine Ressourcen dort ein, wo Du den größten Nutzen und Erfolg erzielst. Fokussiere Dich beispielsweise auf die 20% Deiner Kunden, die für 80% Deines Umsatzes verantwortlich sind. 

Das Verständnis des Pareto-Prinzips kann Dich ganz neue Produktivität- und Effektivitätsstufen erklimmen lassen. Auf der einen Seite reduzierst Du alle Aufwände, die nur für wenig Output sorgen. Auf der anderen Seite konzentrierst Du Dich auf besonders erfolgsversprechende Aufgaben und optimierst diese noch mehr. Das Wissen um das Pareto-Prinzips hilft Dir beim Priorisieren Deiner Aufgaben und bei der sinnvollen Einteilung Deiner Arbeitszeit.

Im übrigen ist die Pareto-Regel nicht mit übertriebenem Perfektionismus in Einklang zu bringen.

Die Eisenhower-Matrix

Eine gute Ergänzung zum Pareto-Prinzip und ein weiteres Zeitmanagement Tool ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Die Grundidee der Eisenhower-Matrix ist die Kategorisierung und Priorisierung von Aufgaben.Die Einteilung erfolgt anhand von zwei Parametern: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn Sie unmittelbar der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Dich keinem Deiner Ziele näher bringt, gilt als unwichtig. Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie zu einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es dagegen egal ist, wann Du die Aufgabe erledigst, ist diese nicht dringlich.

Anhand dieser beiden Parameter, die auf einer horizontalen und einer vertikalen Achse aufgetragen werden, kann man Aufgaben in vier Quadranten einteilen:

Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, erhalten Priorität Nummer 1. Diese Aufgaben müssen von Dir persönlich umgehend erledigt werden.

Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend erhält sie Priorität Nummer 2. Terminiere diese Aufgabe.

Aufgaben, die dringend aber nicht wichtig sind, erhalten Priorität 3. Du kannst diese Aufgaben, falls möglich, delegieren oder automatisieren. 

Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind: Ab in den Papierkorb! Beispiel: Das beantworten von unwichtigen Emails.

Die Eisenhower-Matrix ist wirklich simpel, aber sehr effektiv. Sie zwingt Dich dazu, Deine Aufgaben zu ordnen und Deine Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Außerdem entlarvst Du so sinnlose Zeitfresser.

Häufige Fehler im Zeitmanagement

Der Begriff Zeitmanagement ist eigentlich irreführend. Auf die Zeit haben wir keinen Einfluss – aber auf das, was wir in der uns gegebnen Zeit machen, sehr wohl.  Hier die häufigsten Zeitmangement-Sünden:

• Perfektionismus
• Multitasking – zu viel auf einmal 
• Nicht „nein“ sagen können
• Es allen recht machen wollen
• Sich leicht ablenken lassen
• Keine Prioritäten setzen
• Unfähigkeit zu delegieren
• Chaos am Arbeitsplatz
• „Aufschieberitis“

Zu den häufigsten Zeitdieben zählen unnötige Telefonate und Emails, unangemeldete Besucher, ausufernde Meetings und fehlende Ordnung.